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Règlement de participation pour exposants
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1. DEFINITION
Le présent règlement définit par "exposant", l’exposant lui-même et la société dont les références se trouvent sur le bon de commande, ses employés, préposés ou mandataires et par "organisateur", l'Asbl Planète Zen.
2. ADMISSION
Les stands sont loués à toute personne physique ou société ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L'exposant qui s'inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activité.
L'organisateur se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute demande de participation. De même l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée. Le refus ou l'annulation d'une demande de participation ne donne lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement intégral des arrhes versées. L'organisation des salons Planète Zen est sous la surveillance d'un organisme de contrôle des discours sectaires, et toutes pratiques illégales de la médecine sont interdites au salon.
3. RESERVATION
Toute réservation doit être faite via le formulaire prévu à cet effet et distribué par l'organisateur. Toute réservation implique le paiement correspondant dans les délais fixés, suivant les formules décrites dans le formulaire de réservation.
Les stands sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. L’attribution sera définitive dès l'admission confirmée par l'organisateur accompagné de la réception de l'acompte. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d'occupant ne peut se faire sans l'accord écrit de l'organisateur. Pour une question de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés. Cependant Planète Zen peut faire des exceptions pour les regroupements, les associations de thérapeutes. Ces stands seront alors de min. 12m² pour maximum 5 professionnels dans le même thème uniquement.
4. PAIEMENT
Toute réservation via le formulaire d'inscription renvoyé et signé implique le paiement intégral de la totalité du montant prévu.
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit.
Un acompte de 50 % est à verser pour la réservation du stand dès confirmation écrite ou orale de la sélection.
Le solde sera payé au plus tard à la date mentionnée sur le formulaire de réservation ou par défaut 20 jours ouvrables avant l'événement. L'exposant ne peut disposer de son stand que moyennant le paiement de la totalité des montants dus avant l'événement concerné. La facture globale sera envoyée à l'exposant. En cas de défaut de paiement, l'organisateur se réserve le droit de facturer des frais de dossiers (25 €) et des intérêts de retards suivant les taux légaux.
5. PLAN DE LOTISSEMENT
L'organisateur s'efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d'arrivée. En aucun cas, l'organisateur n'est tenu par une localisation déterminée sauf dans le cas. L'organisateur informera tout exposant ayant fait une demande particulière quant aux possibilités d'exécution de sa demande.
L'exposant s'engage à utiliser l'espace qui lui est concédé pour les 2 jours, sans empiéter sur les allées, pour des question de sécurité. Sauf accord préalable de l'organisateur, l'exposant ne peut ni changer d'emplacement, ni faire du racolage dans les allées, ni faire de la distribution ailleurs qu'à l'endroit déterminé par son stand.
6. PRODUITS ET SERVICES
Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. L’organisateur n'assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l'égard des tiers. L'organisateur se réserve le droit de refuser la présence de certains produits et services sur le salon s'il juge que ces derniers ne sont pas en adéquation avec le thème et l'éthique de la manifestation.
Pour les exposants concernés, les certifications Bio, Ecocert, Certisys... doivent être consultables sur le salon sur simple demande de l'organisateur ou d'un office de contrôle.
Les produits de soins et de cosmétiques ne doivent pas nécessairement être labélisés Bio pour autant qu'ils soient issus de filière durable, équitable ou de l'agriculture biologique ou de composition 100% naturelle.
Une liste de 20 ingrédients entrant dans la composition de soins et de cosmétiques a été établie. Elle est disponible sur le site internet ou sur simple demande par mail. Aucun produit utilisant ces ingrédients n'est permis à la vente sur le salon. L'exposant pris en défaut sur le salon se verra exclu du salon.
L'exposant s'engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un tier entraine automatiquement l'exclusion du salon, l'annulation d'éventuelles réservations pour des salons ultérieurs. L'organisateur se garde le droit de se porter partie civile ou d'attaquer en justice l'exposant qui aurait des pratiques préjudiciables aux visiteurs et/ou à l'organisateur.
7. PRODUITS EXCLUS
Aucun produit toxique ou explosif ou d'une dangerosité similaire ne peut être introduit dans le lieu du salon. De plus, les exposants s'engagent à respecter les normes et règles en vigueur dans les lieux de la manifestation et celles prévues par le règlement communal. Tout défaut sur ce point conduit à des poursuites judiciaires.
8. AMENAGEMENT
L'organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dont l'état et/ou la présentation seraient de nature à déprécier l'allure visuelle générale du salon. En outre l'organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant, le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l'esthétique générale du salon.
9. PRESENCE AU STAND
Les exposants s'obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d'une personne sur le stand en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour recevoir et renseigner les visiteurs.
10. NETTOYAGE ET GESTION DES DECHETS
Avant l'ouverture du salon pour les visiteurs, les sols seront nettoyés par les soins de l'organisateur, à l'exception de l'intérieur des stands.
Les exposants pourront s'approvisionner en sac poubelle auprès de l'organisateur. Le tri des déchets doit être respecté. Leur enlèvement se fera par les soins de l'exposant. L'enlèvement de déchets laissés sur place donne lieu à une facturation 25€/m³ avec un minimum d'1m³.
11. DEMONTAGE
Sauf autorisation écrite de l'organisateur, aucun exposant ne peut procéder au démontage, même partiel, de son stand avant les heures de fermeture. Par défaut, au plus tôt, 10 minutes après la fermeture officielle du salon. Le non respect de cette clause entraine automatique des frais à l'exposant d'un minimum de 50 €.
Par ailleurs les emplacements doivent être vidés et nettoyés à la date prévue. Passé ce délai, l'organisateur procédera à l'évacuation de tout matériel ou marchandise restant ainsi qu’à la remise en état des lieux et ce aux risques et périls de l'exposant et à ses frais. L’organisateur n'aura aucune formalité judiciaire à remplir à cet égard.
12. RESPONSABILITES ET ASSURANCES
L'organisateur assure en incendie, tant pour son compte que pour celui des exposants, le matériel du stand (structure uniquement) et le mobilier mis à disposition.
L'organisateur décline toute responsabilité, notamment celle qui concerne toute faute ou dommage provoqué par un des exposants, ainsi que tout dommage ou vol qui pourrait subvenir au matériel exposé, pour quelque raison que ce soit.
Chaque exposant est invité à contracter une assurance RC et vol couvrant son matériel et surtout à prendre les dispositions nécessaires pour mettre en sécurité tout objet de valeur.
L'exposant doit prévoir une clause d'abandon de recours contre l'organisateur et les occupants du Château d'Hélécine.
13. ANNULATION & DÉSISTEMENT
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. Considérant qu'un emplacement prévu mais inoccupé est préjudiciable à l'image, à la cohérence et à la qualité du salon, tout exposant n'occupant pas un emplacement prévu pour lui durant le salon, et ce qu'il soit repris ou non dans le catalogue, ayant versés des arrhes ou non, se verra facturé le montant prévu sur le formulaire d'inscription augmenté de frais équivalant à 50% du montant total, avec un minimum de 250 €.
14. REGLEMENT
Suite à l'envoi du formulaire d’inscription, complété et signé, le souscripteur s'engage à respecter toutes les clauses, quelles qu’elles soient, du présent règlement ainsi que du règlement d'ordre intérieur du Domaine Provincial d'Hélécine ainsi que le règlement communal. L'organisateur est le seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne l'application desdites clauses.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Liège sont compétents.
